TÉRMINOS, CONDICIONES Y MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
RAZÓN SOCIAL: GARABATOS COMPANY S.A.S. (en adelante Garabatos Papelería)
NIT: 901517011-1
Domicilio: Carrera 36 # 51 - 53, Bucaramanga, Santander
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 3182343558
1. CONSIDERANDOS
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, así como el derecho de conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bancos de datos y archivos de entidades públicas o privadas.
En desarrollo de este precepto constitucional, se expidió la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales obligan a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos. Garabatos Papelería está profundamente comprometida con el respeto de estos derechos fundamentales y adopta la presente política de obligatoria aplicación en todas sus actividades comerciales, civiles y laborales.
2. DEFINICIONES
Para el correcto entendimiento de esta política, se adoptan las siguientes definiciones legales:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (ej: nombres, identificación, direcciones de envío, correos electrónicos).
- Dato público: Es el dato calificado como tal por la ley o la Constitución, como los contenidos en documentos públicos, registros mercantiles de las Cámaras de Comercio o el estado civil de las personas.
- Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar al titular y a cierto sector de la sociedad (ej: datos financieros, de facturación, pasarelas de pago o historial de créditos).
- Dato privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular (ej: documentos e información privada del usuario).
- Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej: orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos como fotografías o registros de video).
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de este manual, el Responsable es Garabatos Papelería.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento (clientes, empleados, proveedores).
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: Envío de datos que realiza el Responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable ubicado dentro o fuera del país.
- Transmisión: Comunicación de datos dentro o fuera de Colombia que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable (ej: servicios de hosting de la web, plataformas de envío de correos).
3. PRINCIPIOS RECTORES
Garabatos Papelería aplicará de manera estricta los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en el ciclo de vida de los datos:
- Legalidad y Finalidad: El tratamiento se sujetará a las normas vigentes y obedecerá estrictamente a una finalidad legítima informada previamente al Titular.
- Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no podrán ser obtenidos ni divulgados sin autorización previa o mandato judicial.
- Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales o que induzcan a error.
- Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se limita a las personas autorizadas por el Titular. Los datos protegidos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y restringido a usuarios autorizados.
- Limitación de la Recolección: Solo se recolectarán los datos personales que sean estrictamente necesarios, pertinentes y adecuados para el cumplimiento de las finalidades informadas en nuestro comercio electrónico y canales de atención.
- Temporalidad: Los datos se conservarán únicamente por el tiempo necesario y razonable para cumplir la finalidad del tratamiento, las exigencias legales, fiscales o contractuales. Cumplido el ciclo, se procederá a su supresión.
- Seguridad y Confidencialidad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado. Toda persona involucrada en el tratamiento está obligada a guardar reserva profesional incluso tras finalizar su relación laboral o contractual con la empresa.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS
Los datos recopilados por Garabatos Papelería serán tratados con los siguientes propósitos operativos y comerciales:
- Clientes y Usuarios (Ecommerce y Canales de Venta):
- Procesar compras, validar transacciones financieras a través de pasarelas de pago, emitir facturación electrónica, gestionar el alistamiento, despacho y la entrega física de los productos a las direcciones registradas.
- Prestar servicio postventa, gestionar soporte técnico, devoluciones, cambios, derechos de retracto y efectividad de garantías.
- Enviar información publicitaria, ofertas comerciales, lanzamientos de productos, catálogos digitales y campañas promocionales, siempre y cuando se cuente con el consentimiento explícito del titular.
- Realizar análisis de hábitos de consumo, segmentación de mercados y encuestas de satisfacción para mejorar la experiencia de navegación y compra en la plataforma en línea.
- Proveedores y Aliados Comerciales:
- Gestionar procesos de selección, vinculación contractual, verificación de antecedentes comerciales, órdenes de compra, control de inventarios y pagos.
- Gestión de Talento Humano:
- Administrar procesos de selección, contratación, afiliaciones al sistema de seguridad social, pago de nómina y gestión de bienestar laboral.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con la ley, los Titulares de la información tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Para salvaguardar la información, Garabatos Papelería requerirá la acreditación de manera suficiente de la identidad del solicitante para evitar que terceros no autorizados accedan a ella.
- Solicitar copia de la autorización otorgada a la empresa.
- Ser informado sobre el uso y finalidades específicas que se le han dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en caso de considerar que se ha infringido la normativa vigente.
- Solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos de forma gratuita cuando las autoridades competentes determinen que la empresa ha incurrido en conductas contrarias a la ley o la Constitución.
6. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS
Los derechos aquí descritos podrán ser ejercidos directamente por:
- El Titular, quien deberá acreditar su identidad mediante los documentos idóneos.
- Sus causahabientes (herederos), quienes deberán demostrar legalmente tal calidad.
- El representante legal o apoderado del Titular, previa acreditación del poder o representación correspondiente.
7. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Cualquier solicitud asociada al ejercicio de tus derechos de protección de datos debe canalizarse a través de los canales de atención oficiales de la compañía:
- Área Encargada: Departamento de Comercio Electrónico (e-commerce)
- Correo Electrónico: [email protected]
- Teléfono de contacto: +573182343558
- Trámite de Consultas (saber qué datos reposan en la empresa): Será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible responder en dicho plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, otorgando un plazo adicional no mayor a cinco (5) días hábiles.
- Trámite de Reclamos (corrección, actualización o supresión de datos): El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
8. USO AUTOMATIZADO DEL SITIO Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
Queda prohibido el uso de sistemas automatizados (incluyendo, sin limitarse a, bots, spiders, scrapers o crawlers) para acceder, indexar, extraer, copiar, almacenar, reutilizar, reproducir, transmitir o distribuir, directa o indirectamente, cualquier contenido del sitio de Garabatos Papelería sin la correspondiente autorización expresa de Garabatos Company S.A.S., especialmente y sin que implique limitación, respecto de:
a. Contenidos protegidos por derechos de propiedad intelectual, incluyendo —sin limitarse a— textos descriptivos originales, imágenes, videos, logotipos, ilustraciones, código fuente, bases de datos creativamente organizadas, marcas, nombres comerciales o cualquier otro contenido o elementos amparados bajo la normativa aplicable de propiedad intelectual.
b. Información o funcionalidades que estén disponibles únicamente mediante autenticación previa, inicio de sesión o credenciales de acceso.
c. Cualquier dato personal o información identificable.
d. Actividades automatizadas que puedan afectar la estabilidad o disponibilidad del sitio, como el envío masivo de solicitudes, eludir medidas técnicas de protección, o replicar sistemáticamente la estructura del sitio.
Garabatos Company S.A.S. se reserva el derecho de limitar o bloquear el uso automatizado que considere perjudicial y realizar los respectivos reclamos administrativos o judiciales que pudieran corresponder.
El incumplimiento de esta prohibición podrá constituir una infracción contractual, una violación a los derechos de propiedad intelectual o industrial de Garabatos Company S.A.S. o de terceros, así como una práctica desleal o ilícita, habilitando a Garabatos Company S.A.S. a ejercer las acciones legales y técnicas correspondientes, sin perjuicio de suspender o restringir el acceso al sitio.
9. JURISDICCIÓN Y LEY APLICABLE
Estos Términos, Condiciones y Políticas se rigen por la legislación de la República de Colombia. Toda controversia derivada de su aplicación, interpretación, ejecución o validez será resuelta por los tribunales nacionales ordinarios competentes, salvo disposición específica de normas de orden público, como por ejemplo, la legislación relativa al Consumidor (Ley 1480 de 2011). Para todos los efectos relacionados con estos Términos y Condiciones y con el uso del sitio, Garabatos Company S.A.S. establece como domicilio la Carrera 36 # 51 - 53, Piso 2, Bucaramanga, Santander, Colombia.
10. VIGENCIA
El presente Manual de Políticas entra en vigencia a partir del día de su publicación en los canales oficiales de la empresa. Las bases de datos automatizadas o físicas bajo el control de Garabatos Papelería se mantendrán vigentes mientras perdure el desarrollo de la finalidad comercial, contractual o legal que dio origen a su recolección.
